Arrêté du 20 décembre 2013 portant nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l'Etat
| Jurisdiction | France |
| Date de publication | 31 décembre 2013 |
| ELI | https://www.legifrance.gouv.fr/eli/arrete/2013/12/20/BUDE1331822A/jo/texte |
| Enactment Date | 20 décembre 2013 |
| Publication au Gazette officiel | JORF n°0304 du 31 décembre 2013 |
| Court | Ministère de l'économie et des finances Budget |
| Record Number | JORFTEXT000028410209 |
Publics concernés : services de l'Etat.
Objet : nomenclature des pièces justificatives des opérations de dépenses de l'Etat.
Entrée en vigueur : le texte entre en vigueur le lendemain de sa publication.
Notice : le présent arrêté est pris en application de l'article 50 du décret du 7 novembre 2012 précité. Il constitue la nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l'Etat.
Références : le présent arrêté peut être consulté sur le site Légifrance (http://www.legifrance.gouv.fr).
Le ministre délégué auprès du ministre de l'économie et des finances, chargé du budget,
Vu la loi organique n° 2001-692 du 1er août 2001 modifiée relative aux lois de finances ;
Vu le décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, notamment son article 50,
Arrête :
La liste des pièces justificatives des dépenses de l'Etat, mentionnée à l'article 50 du décret du 7 novembre 2012 susvisé, est fixée en annexe du présent arrêté.
Le directeur général des finances publiques est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
A N N E X E
SOMMAIRE
1. Généralités
1.1. Acquit libératoire du créancier
1.2. Paiement à des représentants qualifiés
1.3. Paiement des créances frappées d'opposition
1.4. Relevé de prescription
1.5. Paiement après réquisition du comptable
2. Dépenses de fonctionnement spécifiques
2.1. Frais de déplacements temporaires
2.2. Frais de changement de résidence
2.3. Autres dépenses de fonctionnement
3. Dépenses de personnel
3.1. Rémunération principale
3.2. Accessoires de traitement
3.3. Indemnités
3.4. Prestations familiales
3.5. Prestations sociales diverses
3.6. Prestations d'action sociale des administrations
4. Commande publique
4.1. Marchés publics
4.2. Autres contrats de la commande publique
5. Dépenses d'intervention
5.1. Subventions de fonctionnement
5.2. Subventions d'investissement
5.3. Dotations résultant des transferts de compétences
5.4. Avances aux collectivites locales
5.5. Dépenses directes (bourses, allocations, secours, prestations au bénéfice de tiers...)
6. Dépenses liées à une opération immobilière
6.1. Acquisitions immobilières
6.2. Prise à bail et conventions assimilées
7. Exécution d'une décision de justice
7.1. Ordonnancement préalable du montant de la décision
7.2. Demandes de paiement direct en cas d'absence d'ordonnancement dans le délai requis
7.3. Astreintes prononcées par une juridiction
7.4. Paiement des condamnations aux dépens et aux frais irrépétibles
7.5. Transaction (hors commande publique)
7.6. Paiement à des compagnies ou à des sociétés d'assurance à la suite de sinistres matériels
8. Frais de justice
8.1. Frais de justice criminelle, correctionnelle et de police
8.2. Frais assimilés aux frais de justice criminelle, correctionnelle et de police
8.3. Dépenses d'aide juridictionnelle. ― Avance
9. Pensions de l'Etat, accessoires de pensions et émoluments assimilés
9.1. Mise en paiement
9.2. Gestion
9.3. Opérations de gestion proprement dites
9.4. Paiement à des tiers
9.5. Extinction de la pension
10. Dépenses à l'étranger
10.1. Dépenses de personnel
10.2. Frais de déplacements temporaires
10.3. Frais de changement de résidence
10.4. Autres dépenses
10.5. Marchés publics : contrats, marchés de droit local. ― Lettres de commande. ― Devis
10.6. Achats sur factures et mémoires
10.7. Acquisitions immobilières
10.8. Paiements à des tiers
10.9. Interventions
Annexe A. ― Enonciation des mentions devant figurer sur les factures ou sur les mémoires
Annexe B. ― Enonciation des mentions devant figurer sur le procès-verbal ou le certificat administratif pour le paiement d'un acompte
Annexe C. ― Enonciations devant figurer sur l'état liquidatif des revisions et/ou de l'actualisation des prix
Annexe D. ― Mentions relatives à l'affacturage
Annexe E. ― Caractéristiques formelles des marchés publics et des accords-cadres
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NATURE DES DÉPENSES |
PIÈCES NÉCESSAIRES AU COMPTABLE |
RÉFÉRENCES AUX TEXTES OU COMMENTAIRES |
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1. Généralités |
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Les pièces justificatives de la présente rubrique peuvent être fournies sous forme dématérialisée. La dématérialisation des pièces peut être native ou duplicative dans les conditions prévues par l'arrêté du 9 septembre 2013 relatif aux modalités d'établissement, de conservation et de transmission sous forme dématérialisée des pièces justificatives et des documents de comptabilité des opérations de l'Etat. |
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1.1. Acquit libératoire du créancier |
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1.1.1. Justification de l'identité ou de l'état civil |
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1.1.1.1. Justification de l'identité |
Présentation d'une pièce d'identité ou d'une photocopie lisible ou copie numérisée : carte nationale d'identité, passeport, carte d'ancien combattant, carte d'invalide de guerre, carte d'invalide civil... ou, |
En cas de doute sur la validité de la photocopie produite ou envoyée, les administrations peuvent demander de manière motivée par lettre recommandée avec une demande d'avis de réception la présentation de l'original (décret n° 2000-1277 du 26 décembre 2000). |
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à défaut, le comptable doit faire constater la réalité du paiement dans les conditions du droit commun : preuve testimoniale ou quittance notariée. |
La preuve testimoniale est admise pour les paiements ne dépassant pas 1 500 €. Au-delà, une quittance notariée est nécessaire (art. 1341 du code civil et décret n° 2004-836 du 24 août 2004). |
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1.1.1.2. Justification de l'état civil |
Présentation du livret de famille (ou copie), présentation d'une copie ou d'un extrait de l'acte de naissance, extrait de l'acte d'enregistrement de la convention de PACS. |
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1.1.2. Justification du domicile bancaire |
Pièce attestant de l'identification du nom du créancier et de son numéro de compte bancaire : ― RIB ou IBAN/BIC, ou ― pièce justificative de la dépense comportant les références bancaires complètes. |
Pour les tiers gérés dans le référentiel Chorus, la justification de la domiciliation bancaire est effectuée à l'occasion de la validation du RIB sur la fiche tiers. |
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1.2. Paiement à des représentants qualifiés |
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1.2.1. Paiement à des mandataires |
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1.2.1.1. Mandataires de droit commun |
Mandat sous seing privé ou authentique en original. |
La circulaire du 30 mars 1989 relative à la simplification de la réglementation des dépenses publiques a prévu un seuil de 5 300 € au-delà duquel le paiement ne peut être fait au profit du mandataire que sur présentation d'un mandat authentique. Cette limite n'étant fixée par aucun texte législatif ou réglementaire opposable, il est recommandé pour les créances d'un montant important de solliciter de la part du mandataire un acte authentique ; en cas de refus de sa part, un mandat sous seing privé servira de pièce justificative au paiement. |
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1.2.1.2. Avocats |
Relevé d'identité bancaire du compte ouvert au nom de la CARPA créée par le barreau auquel cet avocat est inscrit, et |
Si le RIB n'indique que la CARPA, un tampon sur le RIB justifie le lien avec l'avocat. |
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Jugement attestant de la qualité de représentant, ou |
Dans le délai d'un an après que le jugement est passé en force de chose jugée, sans limitation de montant (art. 420 du code de procédure civile : « L'avocat remplit les obligations de son mandat sans nouveau pouvoir jusqu'à l'exécution du jugement pourvu que celle-ci soit entreprise moins d'un an après que le jugement est passé en force de chose jugée. »). |
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Mandat sous seing privé ou authentique justifiant des pouvoirs de l'avocat. |
Au-delà du délai d'un an. |
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1.2.1.3. Huissiers |
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Le fait que le bénéficiaire a remis les pièces à l'huissier vaut mandat d'encaisser (art. 18 du décret n° 56-222 du 29 février 1956 portant réglementation d'administration publique pour l'application de l'ordonnance du 2 novembre 1945 relative au statut des huissiers de justice). |
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1.2.1.4. Notaires |
Attestation du notaire. |
Elle précise qu'il est chargé de la succession ou qu'il est le notaire de la personne qui doit recevoir les fonds. |
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1.2.2. Paiement de sommes dépendant de succession |
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Le paiement d'une somme dépendant d'une succession nécessite de déterminer au préalable l'état liquidatif du partage. |
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1.2.2.1. Pièces communes |
Acte de décès, ou Copie du livret de famille. |
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1.2.2.2. Paiement aux héritiers |
Certificat d'hérédité délivré par le maire de la commune de résidence du défunt, ou Certificat de propriété (délivré par le tribunal d'instance ou le notaire), ou Jugement d'envoi en possession, ou Acte de notoriété (établi par un notaire), ou Intitulé d'inventaire (établi par un notaire). |
La preuve de la qualité d'héritiers peut être apportée par tout moyen (art. 730 du code civil). Toutefois, les pièces ci-contre permettent d'apporter facilement cette preuve. Il est rappelé que nul texte législatif ou réglementaire n'impose aux maires la délivrance de tels certificats ; c'est seulement dans le souci de simplifier les règles de preuve et d'éviter aux héritiers la production d'actes authentiques plus onéreux que la production de tels actes a été admise. L'acte de notoriété ne peut plus être délivré par le greffe du tribunal d'instance (loi n° 2007-1787 du 20 décembre 2007). L'acte doit être mentionné en marge de l'acte de décès. |
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1.2.2.3. Paiement aux légataires |
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1.2.2.3.1. Légataire universel |
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Le legs universel correspond à la donation par le testateur de la totalité des biens qu'il laissera à son décès. |
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Expédition du testament, et : En cas d'héritiers réservataires : |
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Preuve par tous les moyens de la délivrance du legs. |
La délivrance est donnée par les héritiers réservataires pour habiliter le légataire à exercer ses droits (art. 1004 du code civil). |
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En l'absence d'héritiers réservataires : |
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Un acte de notoriété établissant l'absence d'héritiers réservataires, ou |
Si le testament est authentique (art. 1006 du code civil). |
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Copie conforme de l'ordonnance d'envoi en possession délivrée par le greffe du tribunal. |
Si le testament est olographe ou mystique (art. 1008 du code civil). |
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Le testament mystique |
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