Arrêté du 29 juillet 2019 relatif aux modalités d'archivage du dossier individuel des militaires géré sur support électronique et aux règles de conservation
| Jurisdiction | France |
| Enactment Date | 29 juillet 2019 |
| Record Number | JORFTEXT000039120327 |
| Date de publication | 21 septembre 2019 |
| Publication au Gazette officiel | JORF n°0220 du 21 septembre 2019 |
| Court | Ministère des armées |
| ELI | https://www.legifrance.gouv.fr/eli/arrete/2019/7/29/ARMH1922538A/jo/texte |
La ministre des armées et le ministre de l'intérieur,
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le code de la défense, notamment son article L. 4123-9-1 ;
Vu le code du patrimoine, notamment ses articles R. 212-10 et suivants ;
Vu le décret n° 2010-1519 du 8 décembre 2010 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Rhapsodie » du personnel de la marine nationale ;
Vu le décret n° 2011-632 du 7 juin 2011 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel, dénommé « Arhmonie », du personnel du service de santé des armées ;
Vu le décret n° 2011-1966 du 26 décembre 2011 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Orchestra Air » du personnel de l'armée de l'air ;
Vu le décret n° 2012-650 du 4 mai 2012 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel, dénommé « Concerto », du personnel de l'armée de terre, du service des essences des armées, du service d'infrastructure de la défense et du personnel chargé de la mise en œuvre et de la gestion du service de la justice militaire ;
Vu le décret n° 2012-895 du 19 juillet 2012 portant autorisation d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Agorha » relatif à la gestion des ressources humaines de la gendarmerie nationale ;
Vu le décret n° 2012-1287 du 21 novembre 2012 portant autorisation d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Alliance » du personnel civil du ministère de la défense et du personnel militaire de la direction générale de l'armement et du contrôle général des armées ;
Vu le décret n° 2015-691 du 18 juin 2015 autorisant le traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Piper » (production d'informations sur les personnels relevant du ministère de la défense),
Arrêtent :
Le dossier individuel du militaire, géré sur support électronique, se compose des documents figurant dans la nomenclature annexée au présent arrêté. Elle permet d'établir une gestion informatisée des documents et des données s'y rattachant, en application de l'article L. 4123-8 du code de la défense. Chaque document du dossier géré sur support électronique est classé par référence à cette nomenclature.
Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée pour chaque type de document.
Au terme de sa conservation en gestion courante, chaque document fait l'objet soit d'un archivage intermédiaire, soit d'une destruction, selon les indications figurant dans la dernière colonne de la nomenclature.
L'archivage intermédiaire prend fin à l'issue de la durée d'utilité administrative du document, conformément à la règlementation en vigueur sur les durées de conservation en archivage intermédiaire.
Au terme de leur durée d'utilité administrative, les documents font l'objet d'un versement dans un service public d'archives au titre des archives définitives, ou sont éliminés sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives.
Les informations attachées aux documents sont soumises aux mêmes règles de conservation ou de destruction.
Les observations libres, annexées aux documents, sont soumises aux mêmes règles de gestion que les documents qu'elles commentent ou complètent.
Les traces de consultation du document sont soumises aux mêmes règles de conservation que le dossier de l'agent auquel se rapporte le document.
La ministre des armées et le ministre de l'intérieur sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
ANNEXE
NOMENCLATURE DE CLASSEMENT NUMÉRIQUE
|
N° rubrique |
LIBELLÉ rubrique |
N° sous-rubrique |
LIBELLÉ sous-rubrique |
TYPOLOGIE de documents |
DURÉE d'utilisation courante (DUC) |
DESTINATION DE LA PIÈCE à l'échéance de la DUC [Destruction, archivage intermédiaire (DAI)] |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
État civil |
Extrait d'acte de naissance du militaire |
RDC (1) + 5 ans |
DAI pour les naissances à l'étranger |
||
|
Acte de décès du militaire |
RDC + 5 ans |
AI (2) |
||||
|
Certificat de nationalité française ou de naturalisation |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Jugement portant changement de nom patronymique |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Déclaration de choix de nom d'usage |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Déclaration de domicile / changement d'adresse |
Durée de validité |
AI |
||||
|
Décision de régularisation de situation militaire |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Titre de séjour |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
2 |
Situation de famille |
Livret de famille |
Durée de validité |
AI |
||
|
Extraits d'acte de naissance du conjoint, de l'ex conjoint |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Actes de décès (conjoint, enfant) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Extraits d'acte de mariage |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Jugements de divorce, conventions temporaires et définitives |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Actes de séparation |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Ordonnances de non conciliation |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Actes d'acquiescement des deux parties |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Pactes civil de solidarité (PACS) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Attestations de rupture de PACS |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Certificats de concubinage |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Attestations de rupture de concubinage |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Extraits d'acte de naissance ou d'adoption des enfants |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Imprimé CERFA ou certificat médical du premier examen prénatal |
RDC + 5 ans |
D (3) |
||||
|
Attestations de scolarité des enfants |
Durée de validité |
D |
||||
|
3 |
Engagement |
Extrait de casier judiciaire (bulletin n° 2) |
3 mois |
D |
||
|
Documents relatifs au renouvellement de contrat active ou réserve (demande et proposition, décision de renouvellement ou de non renouvellement, notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Acte (s) d'engagement (active et réserve) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs au renouvellement et/ou prolongation de période probatoire (demande, décision, notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs à la dénonciation de contrat (demande, décision, notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Avenant et prorogation de contrat (active ou réserve) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs à la résiliation de contrat active ou réserve (demande, décision, notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs à la réintégration (demande, décision, notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs au maintien en service des officiers sous contrat au titre de la décote (demande, décision, notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
4 |
Formation / gestion des compétences |
4.1 |
Formation |
Copie des diplômes civils et certifications professionnelles (certification professionnelle, équivalence de niveau, etc.) |
RDC + 5 ans |
AI |
|
Décisions collectives ou individuelles d'attribution de brevets, de certificats, de diplômes, etc. |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Attestations de lien au service (au titre d'une formation) ou déclaration à rester au service après formation (DERSI) |
RDC + 5 |
AI |
||||
|
Fiche de contrôle de la condition physique du militaire - CCPM (dernier millésime) |
Durée de validité |
DAI pour la dernière |
||||
|
Passeport du combattant |
Durée de validité |
D |
||||
|
Demandes formulées par le militaire avec avis hiérarchiques |
RDC + 5 ans |
D s'il existe une fiche récapitulative archivée |
||||
|
Abonnements aux préparations pour concours militaires |
10 ans |
D |
||||
|
Abonnements aux plateformes internet spécialisées pour concours langues étrangères |
10 ans |
D |
||||
|
Attestations de stage (conduite d'engins, de véhicules, stages qualifiants par organismes extérieurs,…) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Attestation de conduite |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs à la validation des acquis de l'expérience (demande et validation) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Décision d'invalidation de certificat |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
4.2 |
Orientation |
Bilan professionnel de carrière + entretien de carrière ou de gestion |
RDC + 5 ans |
AI |
||
|
Rendez-vous d'information des sous-officiers |
RDC + 5 ans |
D |
||||
|
5 |
Carrière |
5.1 |
Parcours de carrière |
État signalétique des services (ESS) |
Durée de validité |
AI pour le dernier |
|
Documents relatifs au changement de spécialité (demande, décision et notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs au changement de corps (militaire du rang, sous-officier, officier) (décision et notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs à l'accès au statut de carrière pour sous-officier ou officier (demande, décision et notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents relatifs au changement de corps (réorientation officier - demande, décision et notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Décision d'agrément ou de non agrément de démission du corps des officiers / sous-officiers de carrière |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Décision d'attribution d'une prime de fidélisation |
10 ans |
D |
||||
|
Attestation de lien au service (au titre d'une prime de fidélisation) |
10 ans |
D |
||||
|
Documents relatifs au cumul d'activité à titre accessoire (demande, décision et notification) |
Cumul + 1 an |
D pour la notification AI pour la demande et la décision |
||||
|
Décision de prise et de cessation de fonction pour les officiers généraux |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
5.2 |
NBI |
Documents relatifs à la NBI (décisions d'attribution, de modification de taux, de cessation et notifications) |
RDC + 5 ans |
AI |
||
|
5.3 |
Désertion |
Avis de désertion |
RDC + 5 ans |
AI |
||
|
Cessation de désertion |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
5.4 |
Position particulières |
Documents de placement hors cadres (demande, décision et notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||
|
Documents de mise en disponibilité (demande, décision et notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Documents de mise en position de détachement dans le cadre des articles R. 4138-34 et 35 du code de la défense |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
5.5 |
Changement de grade / échelle / échelon |
Décision portant attribution des échelons fonctionnels ou exceptionnels |
RDC + 5 ans |
AI |
||
|
5.6 |
Aides au départ |
Documents relatifs aux dispositifs d'aide au départ (pécules, retraite majorée, etc. - demande, décision et notification) |
RDC + 5 ans |
AI |
||
|
5.7 |
Réserve |
Convocation (s) du personnel de réserve |
Durée du contrat |
D |
||
|
Programme (s) prévisionnel (s) pour le personnel de réserve |
Durée du contrat |
D |
||||
|
Agrément collaborateur bénévole du service public |
RDC + 5 ans |
AI |
||||
|
Récapitulatif (s) des périodes de |
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