Arrêté du 31 janvier 2018 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses des organismes soumis au titre III du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique

 
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Publics concernés : les agents comptables des organismes visés aux 4° à 6° de l'article 1er du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 modifié relatif à la gestion budgétaire et comptable publique
Objet : nomenclature des pièces justificatives qui doivent être produites à l'agent comptable de l'organisme à l'appui des opérations de dépenses
Entrée en vigueur : le texte entre en vigueur le lendemain de sa publication
Notice : Cet arrêté est pris pour l'application de l'article 50 du décret n° 2012-1246 modifié du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique
Références : Le présent arrêté peut être consulté sur le site Légifrance (http://www.legifrance.gouv.fr)


Le ministre de l'action et des comptes publics,
Vu le décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 modifié relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, notamment son article 50,
Arrête :


La liste des pièces justificatives des dépenses des organismes visés aux 4° à 6° de l'article 1er du décret du 7 novembre 2012 susvisé est fixée en annexe au présent arrêté.


Sont abrogés :


- l'arrêté du 13 avril 2016 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses des organismes soumis au titre III du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique ;
- l'arrêté du 10 octobre 2016 modifiant l'arrêté du 13 avril 2016 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses des organismes soumis au titre III du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique.


Le directeur général des finances publiques est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.


ANNEXE
SOMMAIRE


1. Pièces communes
1.1. Qualité de l'ordonnateur
1.2. Acquit libératoire du créancier
1.3. Paiement à des représentants qualifiés
1.4. Moyens de règlement
1.5. Paiement des sommes dues à des créanciers étrangers
1.6. Paiement après réquisition de l'agent comptable
2. Administration générale
2.1. Exécution d'une décision de justice
2.2. Frais d'actes et de contentieux
2.3. Admission en non-valeur ou remise gracieuse d'une créance détenue par l'organisme public
2.4. Relevé de prescription
2.5. Impôts et taxes
2.6. Frais financiers
2.7. Dépenses liées au parc automobile de l'organisme
2.8. Placements des fonds
2.9. Frais de représentation et de réception
3. Dépenses de personnel et frais de déplacement
3.1. Prise en charge du dossier
3.2. Traitements, salaires
3.3. Changement de situation
3.4. Fin de paiement et opérations diverses
3.5. Accessoires du traitement
3.6. Indemnités
3.7. Prestations sociales diverses
3.8. Frais de déplacement temporaires
3.9. Frais de changement de résidence en France et Outre-mer
3.10. Frais de changement de résidence en France et à l'étranger
3.11. Participation de l'employeur au financement de la formation professionnelle
3.12. Action de formation faisant appel à un organisme extérieur
3.13. Contribution patronale à l'effort de construction
3.14. Prestations à caractère social
3.15. Secours et subventions
3.16. Prêts au personnel
4. Commande publique
4.1. Code des marchés publics
4.2. Contrats soumis à l'ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005
4.3. Contrats de partenariat
4.4. Délégations de service public (concession, affermage, régies intéressées...)
5. Acquisitions et gestion immobilières, terrains et constructions
5.1. Acquisitions amiables d'immeuble
5.2. Acquisitions d'immeubles par voie d'expropriation pour cause d'utilité publique
5.3. Frais d'acquisition de biens immobiliers
5.4. Prises à bail et conventions assimilées
6. Dépenses d'intervention
6.1. Subventions accordées
6.2. Prêts et avances remboursables accordés
6.3. Dépenses d'intervention liées à la mise en œuvre du fonds d'intervention régional


NATURE DES DÉPENSES

PIÈCES À PRODUIRE
à l'agent comptable
à l'appui des opérations de dépenses

RÉFÉRENCES
aux textes ou commentaires

Principes généraux

Les pièces justificatives de la présente nomenclature peuvent être fournies sous forme dématérialisée. La dématérialisation des pièces peut être native ou duplicative dans les conditions prévues par l'arrêté du 7 octobre 2015 relatif aux conditions d'établissement, de conservation et de transmission sous forme dématérialisée des documents et pièces justificatives des opérations des organismes publics pris en application du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 modifié relatif à la gestion budgétaire et comptable publique.
Les échanges avec les juridictions financières peuvent se faire par voie dématérialisée en application du décret n° 2015-146 du 10 février 2015 relatif à la dématérialisation des échanges avec les juridictions financières.

1. Pièces communes

1.1. Qualité de l'ordonnateur

- Décision désignant l'ordonnateur ou décision de délégation ;

Cette disposition est applicable lors de la nomination d'un nouvel ordonnateur.
Arrêté du 25 juillet 2013 fixant les modalités d'accréditation des ordonnateurs auprès des comptables publics assignataires en application de l'article 10 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 modifié relatif à la gestion budgétaire et comptable publique.

1.2. Acquit libératoire du créancier

1.2.1. Justification de l'identité et de l'état civil

1. Présentation d'une pièce d'identité ou d'une photocopie lisible ;
2. Présentation, le cas échéant, du livret de famille ou copie du livret de famille ou production d'un extrait de l'acte d'enregistrement de la convention de PACS.

Ces pièces sont à fournir par le bénéficiaire du paiement et non par l'ordonnateur et ne concernent que les règlements en numéraire
En cas de doute sur la validité de la photocopie produite ou envoyée, les administrations peuvent demander de manière motivée par lettre recommandée avec une demande d'avis de réception la présentation de l'original (article R. 113-6 du code des relations entre le public et l'administration).

1.2.2. Justification du domicile bancaire

Pièce attestant de l'identification du nom du créancier et de son numéro de compte bancaire :
- RIB ou IBAN/BIC,
- Ou pièce de la dépense comportant les références bancaires complètes.

1.3. Paiement à des représentants qualifiés

1.3.1. Paiement à des mandataires

1.3.1.1. Mandataires de droit commun

Mandat sous seing privé en original ou acte passé devant notaire.

La circulaire du 30 mars 1989 relative à la simplification de la réglementation des dépenses publiques a prévu un seuil de 5 300 € au-delà duquel le paiement ne peut être fait au profit du mandataire que sur présentation d'un mandat authentique. Cette limite n'étant fixée par aucun texte législatif ou réglementaire opposable, il est désormais simplement recommandé pour les créances d'un montant important de solliciter de la part du mandataire un acte authentique ; en cas de refus de sa part, un mandat sous seing privé servira de pièce justificative au paiement.

1.3.1.2. Paiement d'opérations réalisées dans le cadre d'une convention de mandat soumise à l'article 40 de la loi n° 2014-1545 du 20 décembre 2014

Transfert et ajustement de l'ancienne rubrique 4.1.9.3 « Paiement d'opérations réalisées sous mandat » au sein de la rubrique 1 sur les pièces générales.
Les conventions de mandat au sens de l'article 40 de la loi n° 2014-1545 du 20 décembre 2014 modifiée relative à la simplification de la vie des entreprises dit « loi Mandon », ne sont pas toujours des marchés publics (ex : mandat gratuit…).
L'insertion de la sous-rubrique relative aux mandats dans la rubrique relative aux pièces générales permet de la rendre applicable à toutes les conventions de mandat, qu'elles constituent ou non des marchés publics.

1.3.1.2.1. Paiement de la rémunération du mandataire

1. Convention de mandat ;
2. Décompte.

1.3.1.2.2. Financement des opérations effectuées par le mandataire

1.3.1.2.2.1. Lorsque le mandataire est un organisme non doté d'un comptable public

- Avances

a) Premier paiement

Convention de mandat et, le cas échéant, avenant ;

Article 40 de la loi n° 2014-1545 du 20 décembre 2014 modifiée relative à la simplification de la vie des entreprises

b) Autres paiements

Décompte des opérations et de leur montant justifiant l'utilisation de l'avant dernière avance, accompagné des copies des pièces justificatives prévues aux rubriques concernées de la présente liste selon la nature des dépenses afférentes à ces opérations.

- Remboursement des débours

a) Premier paiement

1. Convention de mandat et, le cas échéant, avenant ;

Article 40 de la loi n° 2014-1545 du 20 décembre 2014 modifiée relative à la simplification de la vie des entreprises

2. Décompte des opérations effectuées accompagné des copies des pièces justificatives prévues aux rubriques concernées de la présente liste selon la nature des dépenses afférentes à ces opérations.

b) Autres paiements

Décompte des opérations effectuées accompagné des copies des pièces justificatives prévues aux rubriques concernées de la présente liste selon la nature des dépenses afférentes à ces opérations.

1.3.1.2.2.2. Lorsque le mandataire est un organisme doté d'un comptable public

- Avances

a) Premier paiement

Convention de mandat et, le cas échéant, avenant.

Article 40 de la loi n° 2014-1545 du 20 décembre 2014 modifiée relative à la simplification de la vie des entreprises.

b) Autres paiements

Décompte des opérations et de leur montant justifiant l'utilisation de l'avant-dernière avance, accompagné d'une attestation du comptable du mandataire certifiant que les paiements effectués par lui sont appuyés des pièces justificatives correspondantes prévues par la présente liste et qu'il est en possession de toutes les pièces afférentes à ces opérations.

- Remboursement des débours

a) Premier paiement

1. Convention de mandat et, le cas échéant, avenant ;
2. Décompte des opérations et de leur montant accompagné d'une attestation du comptable du mandataire certifiant que les paiements effectués par
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