Délibération n° 2014-016 du 23 janvier 2014 portant autorisation unique de traitements de données à caractère personnel aux fins d'exercice des activités notariales et de rédaction des documents des offices notariaux
| Jurisdiction | France |
| Publication au Gazette officiel | JORF n°0035 du 11 février 2014 |
| Record Number | JORFTEXT000028583432 |
| Enactment Date | 23 janvier 2014 |
| Court | COMMISSION NATIONALE DE L'INFORMATIQUE ET DES LIBERTES |
| Date de publication | 11 février 2014 |
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu la convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code civil, notamment ses articles 515-3, 515-7, 1316 à 1321 et 2196 à 2203-1 ;
Vu le code général des impôts, notamment son article 170 ter ;
Vu le code de l'urbanisme, notamment ses articles L. 211-1 et suivants ;
Vu le code rural et de la pêche maritime, notamment ses articles L. 143-1 et suivants ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25 (I, 5°) et 25-II ;
Vu le décret n° 55-22 du 4 janvier 1955 portant réforme de la publicité foncière et le décret n° 55-1350 du 14 octobre 1955 pris pour l'application du décret n° 55-22 ;
Vu le décret n° 65-422 du 1er juin 1965 portant création d'un service central d'état civil au ministère des affaires étrangères ;
Vu le décret n° 71-941 du 26 novembre 1971 relatif aux actes établis par les notaires ;
Vu le décret n° 2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l'application de l'article 1316-4 du code civil et relatif à la signature électronique ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le décret n° 2011-167 du 10 février 2011 instituant une procédure de vérification sécurisée des données à caractère personnel contenues dans les actes de l'état civil ;
Vu le décret n° 2012-966 du 20 août 2012 relatif à l'enregistrement de la déclaration, de la modification et de la dissolution du pacte civil de solidarité reçu par un notaire ;
Vu le décret n° 2013-803 du 3 septembre 2013 relatif aux bases de données notariales portant sur les mutations d'immeubles à titre onéreux ;
Vu la délibération n° 2009-358 du 18 juin 2009 portant autorisation unique de traitements de données à caractère personnel aux fins de dématérialisation des échanges intervenant entre les caisses régionales du Crédit agricole et les offices notariaux dans le domaine du crédit immobilier, dans le cadre de l'application Mécanotaires ;
Après avoir entendu Mme Claire DAVAL, commissaire, en son rapport et M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement, en ses observations,
Formule les observations suivantes :
Les offices notariaux mettent en œuvre des traitements de données à caractère personnel permettant de produire, à partir des fichiers de leurs clients, des actes authentiques qui leur sont rattachés, de créer des courriers, des documents divers ou des actes, d'y intégrer des informations en provenance d'autres traitements ou de communiquer des données vers d'autres applications internes ou externes aux offices.
Ces traitements de données à caractère personnel comportent des interconnexions de fichiers relevant à la fois de personnes morales de droit privé et de personnes morales de droit public, dont les finalités principales sont différentes. Ils font l'objet d'interconnexion en particulier avec le traitement Télé@ctes entre la direction générale des impôts et les offices notariaux visant à la dématérialisation des échanges entre le notariat et le service de la publicité foncière, avec le traitement de gestion de l'état civil des services d'état civil des communes et du service central de l'état civil du ministère des affaires étrangères visant à la transmission par voie électronique des copies et extraits d'acte d'état civil aux offices notariaux. Ils font également l'objet d'interconnexion avec le traitement Mécanotaires mis en œuvre par les organismes bancaires visant à la transmission par voie électronique des dossiers de crédit immobiliers, avec la transmission dématérialisée des déclarations d'intention d'aliéner (DIA), ainsi qu'avec le registre automatisé nommé « PACSen » qui vise à l'enregistrement du pacte civil de solidarité (PACS) reçu par un notaire et la transmission des informations aux services de l'état civil concernés et au greffe du tribunal de grande instance de Paris.
Dès lors, de tels traitements relèvent de l'article 25 (I, 5°) de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et doivent, à ce titre, être autorisés par la CNIL.
En vertu de l'article 25-II de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, la commission peut autoriser par une décision unique une catégorie de traitements qui répondent aux mêmes finalités, portent sur des catégories de données identiques et ont les mêmes destinataires ou catégories de destinataires.
Les traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre par les offices notariaux aux fins d'exercice de leurs activités et de rédaction de leurs documents sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de cette définition.
Les offices notariaux qui adressent à la commission une déclaration comportant un engagement de conformité pour les traitements de données à caractère personnel répondant aux conditions fixées par la présente décision unique sont autorisés à les mettre en œuvre.
Tout traitement de données à caractère personnel qui excède le cadre ou méconnaît les exigences définis par la présente autorisation unique doit en revanche faire l'objet d'une demande d'autorisation spécifique.
Sur les finalités des traitements.
Seuls peuvent faire l'objet d'un engagement de conformité par référence à la présente décision unique les traitements mis en œuvre par les offices notariaux aux fins...
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